賃借人への通知はいつ誰がすべき？賃貸人変更通知書の書式について解説
更新日： 2023.03.13
目次
オーナーチェンジ物件購入後、入居者への対応はどうすべきなのでしょうか。オーナーが変わったことを一部屋ずつ回って伝えるべきなのか、特別通知せずにそのまま過ごすのか悩みますよね。
結論からいうと、オーナーチェンジした旨は必ず手紙で入居者に通知すべきです。とはいえ、通知書の発行は、いつだれがすべきか分からない方も多いのではないでしょうか。
この記事を読めば
・賃貸人変更通知書を出すべき理由が分かる
・賃貸人変更通知書の記載内容が分かる
・物件購入からの基本的な流れが分かる
オーナーチェンジに通知は必要？
オーナーチェンジの通知は、法律で義務付けられている事項ではありません。入居者に通知するかどうかは、オーナー側の自由です。
しかし、もしオーナーが変わった旨を入居者が知らないと、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。
・前のオーナーや管理会社宛てに誤って家賃を振り込んでしまう
・緊急時に連絡がつかない
もし、通知しなかったことが原因でトラブルが発生して、解決まで長引いてしまった場合、無駄な費用や時間がかかってしまうことになります。お互いのためにもしっかり通知をすることが必要です。
オーナーチェンジを通知するタイミング
次に、オーナーチェンジ物件購入後から入居者に通知書を発行するまでの流れをみていきましょう。主な流れは、以下のとおりです。
- 売買契約締結
- 管理会社解約手続き
- 決済・引き渡し
- 賃貸人変更通知書発行
賃貸人変更通知書は、売買契約締結後に通知書は、前のオーナーと新しいオーナーの連名で作成し、物件の引き渡しが終わったタイミングで入居者に発行します。
通知書の作成や発行は、管理会社で行う場合がほとんどです。管理会社を通していない物件を除いて、オーナーチェンジ物件の売主と買主が自ら書類を作成することはありません。
また、オーナーチェンジ物件の売買取引では、前のオーナーが利用していた管理会社を引き継がず新しい管理会社と契約する場合も多くなります。
新しい管理会社と契約するなら、オーナーチェンジした旨を入居者に伝えるのは新しい管理会社です。前のオーナーが利用していた管理会社の解約手続きを進めるとともに、新しい管理会社との連携を怠らないよう努めましょう。
賃貸人変更通知書の記載事項
入居者への通知内容は、単にオーナーが変わった旨を伝えれば良いわけではありません。通知の手紙には、次の内容を必ず記載しましょう。
賃貸人変更通知書の記載事項
・いつ時点で物件の所有者が変わったのか
・以前の賃貸借契約は、同じ条件で新しいオーナーに引き継がれること
・家賃の振込先が変更されたこと
・敷金返還義務は、新しいオーナーに引き継がれたこと
・新しいオーナーまたは管理会社の連絡先
賃貸人変更通知の内容で特に重要となるのは、「新しい家賃の振込先」と「敷金の返還義務」です。
具体的な内容が明記されていないと、入居者の混乱を招いてしまう恐れもあります。
振込先変更の旨は、新しい振込先の銀行名と支店名、名義人、口座番号などの詳細を記載します。
さらに、いつから振込先が変わるのか具体的な日程を記すのも忘れないようにしましょう。
また、入居者にとってオーナーチェンジを実施すると、敷金返還義務がどうなるのかも大切なポイントです。
前のオーナーに預けた敷金は戻ってくるのか、不安を感じる入居者は多いでしょう。
そこで、入居者の不安を払拭するために、敷金返還義務を前のオーナーから引き継いだ旨をきちんと明記しましょう。
賃貸人変更通知書の例文
この章では、入居者に発行する賃貸人変更通知書の例文を紹介します。
オーナーチェンジ物件の売主と買主は、通知書の作成に携わる機会はほとんどありません。
しかし、売買取引を進めるうえで、通知書にどのような内容が書かれているか知っておくと勉強になるため、チェックしておくと良いでしょう。
基本的な記載項目
・旧賃貸人の住所、氏名
・新賃貸人の住所、氏名
・挨拶文
・賃貸借契約の地位継承について
・敷金の継承
・賃料等の支払い
・賃料等の振込先
・問い合わせ先
賃貸人変更通知発行後に新しいオーナーがすべきこと
最後に、賃貸人変更通知発行後に新しいオーナーがすべきことを紹介します。事前に以下のポイントを押さえ、円滑に賃貸経営を始めましょう。
一部屋ずつ挨拶回りに行く
住戸数がそこまで多くなく、管理会社も入らず、自分で管理する物件なら、新しいオーナー自ら一部屋ずつ挨拶回りに行くと良いでしょう。入居者と直接交流を図ることで、どのような人が暮らしているのか見極めやすくなります。
とはいえ、挨拶回りに行くなら日時に十分注意しなくてはなりません。たとえば、平日の朝や夜、土日祝日の朝から昼間はなるべく避けるべきです。
オーナーチェンジは、家賃の振込先が変わったり、管理会社が変わったりして入居者の立場から考えると面倒なことでもあります。そのうえ、新しいオーナーに忙しい時間帯やゆっくりしたい時間帯に挨拶に来られたら、ストレスに感じてしまうでしょう。
物件購入後、挨拶回りに行くことを決めているなら、前のオーナーに何号室にどのようなライフスタイルの人が暮らしているか聞くのがおすすめです。おおまかな生活リズムを把握するだけでも、挨拶に行く時間を計算しやすくなります。
管理会社との協力体制を築く
賃貸経営を進めるうえで、管理会社との協力体制を築くことは必要不可欠です。前のオーナーが利用していた管理会社を引き継ぐ場合も、新しい管理会社と契約する場合も管理会社との関係性は密に築いていきましょう。
協力体制を築く方法として、オーナーチェンジ物件購入後に疑問に思う点があればどのような些細なことでも質問するのをおすすめします。
たとえば、管理業務の範囲や空室対策、管理委託契約の解消などについて尋ねると良いでしょう。プロの目線からアドバイスをもらうことで、利回りアップを期待できます。
管理会社との協力体制を築くうえで大切なのは、管理をお願いしている立場であることを忘れないことです。「料金を支払っているから当たり前」と思って横柄な態度をとってはいけません。入居者に接するときと同様に、丁寧な対応を心がけましょう。
オーナーチェンジ物件購入後、新しいオーナーは賃貸人が変わった旨を入居者に伝える義務はありません。とはいえ、通知しないとトラブルが発生する恐れがあるため、必ず手紙で入居者に通知しましょう。
賃貸人変更通知書は、発行した後の対応も重要です。新しいオーナーのできる範囲で入居者一人ひとりとコミュニケーションをとり、円滑な関係を築きましょう。
よくある質問
Q1. 賃貸人変更通知書は出すべきですか？
新しい振込先やトラブル時の連絡先を伝えるためにも、必ず出すようにしましょう。
Q2. 賃貸人変更通知書を出さないとどんなトラブルが起こりますか？
以下のようなトラブルが起こる可能性があります。
・誤った宛先に賃料が振り込まれ、各所への確認や再手続きの依頼などの業務が発生する。
・賃借人が連絡を取りたくても、連絡先が分からない。
・更新などの手続きがスムーズにいかない。
・その結果、賃借人と揉めて責任を追及される。
Q3. 賃貸人変更通知書を発行するタイミングはいつですか？
引き渡しが終わったときです。
Q4. 賃貸人変更通知書は誰が作成しますか？
管理会社と契約している場合は、管理会社が作成してくれることが多いです。
管理会社と契約していない場合は、新オーナーが作成します。
Q5. 賃貸人変更通知書は誰が発送しますか？
管理会社と契約している場合は、管理会社が発送してくれることが多いです。
管理会社と契約していない場合は、新オーナーが発送します。
Q6. 賃貸人変更通知書で重要な内容は何ですか？
賃貸人変更通知書で特に重要なのは、「新しい家賃の振込先」と「敷金の返還義務」の記載です。
Q7. 管理会社との関係性づくりで大切なことは何ですか？
丁寧な対応を心がけましょう。たまに、カスタマーハラスメントとも取れるような横暴な態度をとるオーナーもいらっしゃいますが、相手も人なのでお互いのために気持ちの良い対応をしましょう。
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