売買契約書をなくした時の影響と対応方法 | 紛失防止策も紹介
更新日： 2023.03.14
目次
自宅を売却するとき必要書類の提出を求められ、「自宅を買ったときの売買契約書がない…！」と焦った経験がある方はいませんか。
不動産取引が無事に終わった安堵から、売買契約書をはじめとする書類の保管がおろそかになってしまうことはよくある話です。とはいえ、売買契約書は将来的に必要になる場面がたくさんあります。
本記事では、不動産売買契約書をなくしたときの対応方法や紛失防止策を紹介します。これから自宅の売却もしくは不動産の購入を検討している方は、ぜひお役立てください。
売買契約書はなぜ必要？
不動産取引を終えると取引で使用した書類は、もう必要ないと思う方も多いかもしれませんが、決してそのようなことはありません。
売買契約書は物件購入後から常に必要となる書類ではありませんが、不動産を売却するときや、住宅ローンを借り換えるときなどに必要となります。
不動産売却時
不動産売却時に売買契約書が必要となる理由は、売却後の確定申告のときに使用するからです。
不動産を売って利益が出た場合は誰しも必ず所得を申告する必要があり、損失が出た場合は税金の負担を軽減するために確定申告しなくてはなりません。
どちらの場合にせよ不動産を購入したときの価格が分からなければ、正確な譲渡所得価格を算出できないため売買契約書が必要となります。
住宅ローンの借り換え時
住宅ローンを借り換えるとき金融機関から提示を求められるため、不動産売買契約書が必要です。
金融機関が売買契約書の提示を求める理由は、物件の購入価格を参考にして融資の有無や融資額を決めるためといえます。
しかし、金融機関によっては売買契約書の提示を必須としていないところもあります。必須書類としていない金融機関であれば、紛失したことを伝えるのみで契約書を用意しなくても問題ないでしょう。
もし、借り換えを検討している金融機関が売買契約書の提出を必須としているのであれば、次の章で紹介する対応方法を実践して書類を入手してください。
売買契約書をなくしたときの対応方法4選
次に、売買契約書を紛失したときの対応方法を4つ紹介します。売買契約書をなくしたからといって焦る必要はありません。以下で紹介する方法の中から、自分ができることを実践して書類を準備しましょう。
売主と不動産仲介会社に署名・捺印をもらって再発行する
1つ目は、売主と不動産仲介会社を頼って売買契約書を再発行してもらう方法です。売買契約書は売主と仲介会社の双方に契約内容を確認してもらい、署名と捺印をもらうことで再発行できます。
再発行してもらう方法を選ぶなら、不動産仲介会社に再発行したい旨とその理由を伝えて手続きしてもらいましょう。買主から売主に直接連絡を取る必要はありません。仲介会社に連絡して伝えるのみで事足ります。
また、再発行してもらった売買契約書には、収入印紙を貼ることを忘れないよう注意が必要です。収入印紙を貼っていないと罰則を科されるため、十分気をつけましょう。
売主や不動産仲介会社にコピーをもらう
2つ目は、売主や不動産仲介会社に売買契約書のコピーをもらう方法です。コピーをもらう方法は署名や捺印を誰かからもらう必要もないため、スムーズに入手しやすいといえます。
不動産会社は、売買契約書を最低5年間保管することが義務付けられています。中には、5年以上保管している会社もあるため、売主に相談するよりも仲介会社に先に相談すると良いでしょう。
また、売買契約書のコピーには収入印紙を貼り付ける必要はありません。
購入価格が書かれた書類を売買契約書の代わりにする
3つ目は、不動産の購入価格が書かれた書類を用意する方法です。購入価格が書かれた書類は、売買契約書に代わる書類として認めてもらえる場合があります。たとえば、以下のような書類が当てはまります。
- 不動産購入時の物件パンフレット
- 領収書
- 通帳振込履歴
- 住宅ローンの借入時の書類
上記の書類は1種類用意するだけでも、売買契約書の代替書類として認めてもらえる場合がほとんどです。
とはいえ、売買契約書とは異なり正式な書類ではないため、1種類のみだと税務署や金融機関に信用してもらえない可能性もあります。スムーズに手続きを進めるためにも、数種類準備しておくと安心です。
抵当権設定登記の債務額の項目を活用する
4つ目は、抵当権設定登記を活用する方法です。抵当権設定登記には、不動産購入時の住宅ローンの債務額が記載されている場合があります。
抵当権設定登記は、法務局の窓口もしくはインターネット上で閲覧可能です。自分に適した方法で閲覧して金額を確かめることをおすすめします。
しかし、抵当権設定登記には必ずしも債務額が記載されているとは限りません。書かれていないケースも多いため、あくまでも一つの可能性であることを前提としておきましょう。
将来困らないために！売買契約書紛失防止策3選
最後に、将来売買契約書を使う場面がきたときに「契約書をなくした…！」と困らないよう、紛失防止策を3つ紹介します。
保管場所を決めておく
不動産取引のときに使用した書類は、家の中に場所を決めて保管することをおすすめします。
たとえば、100円ショップや文房具店などに売られている収納ボックスを活用して、取引時に使った書類をまとめておくと良いでしょう。また、家庭用の金庫でほかの大切な書類と一緒に保管しておくのもおすすめです。
さらに、保管場所を忘れないようスマートフォンやパソコンなどに、メモしておくと良いでしょう。
ここで重要となるのは、大切な書類を一か所にまとめて保管することです。不動産取引では売買契約書以外の書類もたくさんあり、取引が進めば進むほどさまざまな書類が手元に届きます。
しかも、書類の届く時期はそれぞれバラバラのため、取引が進むと枚数が増えて管理が難しくなる傾向にあります。
その点、「不動産取引」と一括りにして書類を整理し保管すれば、将来書類が必要になってもすぐに取り出せて便利です。
PDF化して保存する
売買契約書をPDF化して保管する方法も紛失防止策に役立ちます。売買契約書のように大切な書類をPDF化して保管することに抵抗を感じる方もいるかもしれません。しかし、契約書をPDFで保存することは電子帳簿保存法で認められているため問題ありません。
売買契約書をPDF化する方法は、紙で発行された契約書をスキャナーで読み取ることで簡単にできます。PDF化することで書類の管理が手軽になり、必要なときにすぐ取り出せるといったメリットがあります。
とはいえこの場合、売買契約書自体は紙で発行されている点に注意しなくてはなりません。PDFで保管すると同時に紙の保管場所を設ける必要もあります。
電子化して発行してもらう
不動産購入を電子契約で進めるのも一つの方法です。2022年5月に宅地建物取引業法施行規則の一部が改正され、不動産取引においても電子契約ができるようになりました。これに伴い、不動産売買契約書の発行も電子化が可能となったわけです。
電子契約で不動産購入を進めた場合、売買契約書も電子発行されます。そのため、家の中に保管場所を設ける必要もなく、紙の契約書をスキャナーで読み取る手間もかかりません。
しかし、不動産の電子取引は義務ではないため、すべての不動産会社が電子契約に対応しているわけではありません。すべての不動産会社で、売買契約書を電子発行してくれるわけではないことを覚えておきましょう。
よくある質問
Q1. 売買契約書はいつ必要ですか？
不動産売却時、住宅ローンの借り換え時などです。
Q2. 契約書をなくしたときはどうすれば良いですか？
①売主と不動産仲介会社に署名・捺印をもらって再発行する②売主や不動産仲介会社にコピーをもらう③購入価格が書かれた書類を売買契約書の代わりにする④抵当権設定登記の債務額の項目を活用するなどの対応ができます。
Q3. 売買契約書の紛失防止策はありますか？
①保管場所を決めておく②PDF化をする③電子契約で契約するなどがあります。
まとめ
不動産購入時の売買契約書は、不動産を売却するときや住宅ローンを借り換えるときなどさまざまな場面で必要となります。
そのため取引後は、きちんと保管場所を決めて大切にしまっておかなくてはなりません。PDF化したり電子取引したりと保管方法に工夫を凝らし、将来必要になったときにすぐに取り出せる体制を整えておくと良いでしょう。
また、売買契約書を紛失してしまったとしても焦る必要はありません。今回紹介した対応方法を実践すれば準備できます。
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